|
Gümrük Mevzuatına Uygunluk (Dış Satın Alma Birimi) |
Gümrük vergisi, KDV, ÖTV ve diğer mali yükümlülüklerin doğru hesaplanması. Muafiyetlerden (örneğin TÜBİTAK, üniversite araştırma projeleri kapsamında vergi muafiyeti) usule uygun yararlanılması. |
Yanlış beyan veya eksik vergi ödemesi; ek mali yük, cezalı vergi ve faiz. Cihaz ve malzemelerin gümrükte beklemesi; araştırma ve proje takvimlerinin aksaması. |
|
İthalat ve Transit İşlemleri (Dış Satın Alma Birimi) |
Yurtdışından alınacak cihaz, ekipman malzemelerinin lojistik süreçlerinin yürütülmesi. Nakliye, sigorta ve gümrükleme işlemlerinde Üniversitemizin haklarının korunması. |
Nakliye, sigorta ve gümrükleme masraflarında yanlış hesaplama; ek maliyet. Döviz kuru dalgalanmaları nedeniyle bütçe aşımı. Malzeme ve ekipmanların gecikmesi; projelerin aksaması. |
|
Sözleşme ve Proje Bağlantılı Alımlar (Dış Satın Alma Birimi) |
Hocaların yürüttüğü TÜBİTAK, Avrupa Birliği veya proje fonlarından yapılan alımların şartlarına uygunluğunun denetlenmesi. Dövizli sözleşmelerde kur farklarının takibi. |
Proje bütçesine uygun olmayan alımlar;kur farkı nedeniyle mali kayıplar. Sözleşme şartlarına uyulmaması.
|
|
Fatura ve Evrak Kontrolleri (Dış Satın Alma Birimi) |
Yurtdışı firmalardan gelen ticari faturaların doğruluğu. Gümrük beyannamesi, konşimento, çeki listesi gibi belgelerin mevzuata uygun hazırlanması. |
Yanlış ve eksik fatura; fazla ödeme veya hak kaybı ; dövizli faturalarda kur farkı riski. Eksik/yanlış evrak; ödemeelrin gecikmesi, tedarikçi ilişkilerinde aksama. |
|
Mali Risk ve Kayıt Düzeni (Dış Satın Alma Birimi) |
Döviz bazlı ödemelerin doğru zamanda yapılması (kur farkı ve cezai faiz risklerini önlemek) |
Yanlış ve hatalı ödeme;kamu zararı. Bütçe planlamasına uyumsuzluk; ek mali yük veya fon eksikliği. Döviz işlemlerde kur farkı hataları; mali kayıp. Yanlış kayıtlar;mali, hukuki ve operasyonel süreçlerde aksama. |
|
Teslimat ve Kabul İşlemleri (Dış Satın Alma Birimi) |
Gümrükten çıkan malzemelerin doğru şekilde Üniversiteye teslim alınması. Teknik şartnameye uygunluk denetimi. |
Teslim alınan mal/hizmetin eksik veya hasarlı olması; gereksiz ödeme veya iade maliyeti. |
|
Kamu Taşınmazlarının Kiralanması ve Kiraya Verilmesi (Kiralama Birimi) |
Kamuya ait taşınmazların kiralanması sürecinde teklif alma, değerlendirme ve sözleşme yapma gibi işlemler. Kiraya verilen taşınmazların kira bedellerinin belirlenmesi ve güncellenmesi. |
Kiralama süreçlerinin iyi takip edilmemesi; sözleşme yenileme veya tahliye gibi işlemlerde aksaklık Kiracıların sözleşmeye uymaması
|
|
Kira Sözleşmelerinin Hazırlanması ve Takibi (Kiralama Birimi) |
Yasalara ve yönetmeliklere uygun sözleşme hazırlanması. Kira sürelerinin ve şartlarının takibi, yenileme işlemleri. Zamanında tahsilatın yapılmasının sağlanması |
Sözleşmelerin takip edilememesi, yenileme veya fesih tarihlerini kaçırmaya neden olur Taşınmazın kullanım amacına uygunluğunu denetleyememe İdari süreçlerde aksaklıklar ve karışıklıklar |
|
İhale Süreçlerinin Yürütülmesi (Kiralama Birimi) |
2886 sayılı Devlet İhale Kanunu veya 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'na uygun hareket edilmesi. İhale belgelerinin hazırlanması, komisyon çalışmalarının koordine edilmesi. İhale sürecinde tarafsızlık, gizlilik ve rekabetin korunması. |
İhale sürecinin kötü yönetilmesi; gecikmeler ve iş akışında aksaklık Eksik veya hatalı dokümantasyon; Tekliflerin zamanında alınamaması veya değerlendirmede hata yapılması |
|
Tahsilat ve Mali Takip (Kiralama Birimi) |
Kira gelirlerinin düzenli olarak tahsil edilmesi. Gecikme, tahliye ve ihtar işlemlerinin zamanında yapılması. Mali kayıtların doğru ve zamanında işlenmesi |
Ödemelerin ve tahsilatların takip edilememesi; gecikmeler ve karışıklıklar Sistemde hatalı veri girişi; raporlama ve denetim sorunları Eksik kontrol; hatalı mali tablolar |
|
Gizlilik ve Bilgi Güvenliği (Kiralama Birimi) |
Kiracılara ait özel bilgilerin korunması. Kira sözleşmelerine ilişkin stratejik veya gizli bilgilerin yetkisiz kişilerle paylaşılmaması. |
Yetkisiz erişim; kira sözleşmeleri, taşınmaz değerleri ve kiracı bilgilerine ilgisiz personelin ulaşması Kişisel verilerin ifşası; Kiracılara ait kimlik, iletişim veya banka bilgilerinin korunamaması |
|
Ödeme Emri Belgesi Düzenlenmesi ve Onay Süreci (Tahakkuk Birimi) |
Harcamalara ilişkin ödeme emri belgelerinin hazırlanması ve ön mali kontrol kapsamında kontrol edilmesi. Ödemeye esas belgelerin (fatura, hakediş, sözleşme, vs.) mevzuata uygunluğunun denetlenmesi. |
Belge düzenlenirken yapılan insan hataları; yanlış veri girişi, eksik evrak Onay sürecinin gecikmesi; ödemelerin zamanında yapılmaması Yetersiz iç kontrol mekanizması; hataların fark edilmeden devam etmesi |
|
Harcama Belgelerinin Yasal Mevzuata Uygunluğunu Kontrol Etme (Tahakkuk Birimi) |
5018 sayılı Kanun, Harcama Belgeleri Yönetmeliği, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Genelgesi gibi mevzuatlara uygunluk. |
Hatalı belge kontrolü; ödemelerde gecikme, tedarikçi veya çalışan mağduriyeti. |
|
Hizmet Alımı, Mal Alımı, Yapım İşleri Ödemeleri (Tahakkuk Birimi) |
Üniversiteye yapılan alımlara ilişkin tahakkuk işlemlerinin yapılması (özellikle ihale kapsamında yapılan alımlar). Sözleşmelere uygun ödeme miktarlarının kontrolü (örneğin fazla ödeme riskine karşı hakediş kontrolü). |
Usulsüz, fazla veya eksik ödeme; kamu zararı ve bütçe kaybı Ödemeelrin mevzuata veya sözleşmeye aykırı yapılması; idari ceza, hukuki ihtilaf veya tazminat sorumluluğu |
|
Kayıtların Doğruluğu ve Denetime Hazırlık (Tahakkuk Birimi) |
Tüm tahakkuk işlemlerinin kayıt altına alınması. Sayıştay, iç denetim ve harcama sonrası denetimlerde belgelerin hazır ve düzenli şekilde sunulması. |
Hatalı kayıtlar; ödeme gecikmeleri, personel ve yüklenici mağduriyeti Denetim ve raporlama süreçlerinde ek işyükü ve gecikme |
|
Gizlilik ve Bilgi Güvenliği (Tahakkuk Birimi) |
Personel maaşı, banka bilgileri, bordro ekleri gibi kişisel verilerin gizliliği. Ödeme bilgilerinin yetkisiz kişilerle paylaşılmaması. |
Yetkisiz kişilerin maaş bilgilerine ulaşması
|
|
Özlük Dosyalarının Düzenlenmesi ve Saklanması (İKİDES) |
Personelin kimlik bilgileri, sicil, disiplin, izin, sağlık raporu gibi belgelerin tutulması. Kişisel verilerin korunması kanunu (KVKK) kapsamında gizlilik gerektirir. |
Dosyaların güncellenmemesi, iş süreçlerinde gecikmelere ve hatalı kararlara sebep olur Örn: Yeni işe giriş, terfi veya işten çıkış işlemleri zamanında ve doğru yapılamaz.
|
|
Kişisel Verilerin Korunması (KVKK) (İKİDES) |
Tüm personel bilgileri hassas kişisel veriler kapsamındadır. Bu bilgilerin yalnızca yetkili kişilerce erişilebilir olması gerekir |
İdari para cezaları, tazminat talepleri, yasal yaptırımlar. Örn: Çalışsanların izni olmadan verilerin paylaşılması veya yetkisiz erişim sağlanması. |
|
Hizmet Cetvellerinin Düzenlenmesi (İKİDES) |
Personelin hizmet süresi bilgilerinin doğru tutulması Emeklilik ve diğer özlük haklarının hizmet cetveline bağlı olması |
Yanlış tarihe göre fazladan sosyal güvenlik primi ödenmesi veya eksik prim yatırılması |
|
İşçi Puantajlarının Hazırlanması (İKİDES) |
İşçilerin aylık çalışma sürelerinin doğru kaydedilmesi Fazlamesai, izin, rapor, vardiya gibi bilgilerin doğru işlenmesi
|
Yanlış puantaj nedeniyle işçilerin hakkaybı; dava ve tazminat riski |