İhale Süreci

İHALE SÜRECİ

  • Harcama birimlerince, ihtiyaç belirlenir
  • İhtiyaç raporu oluşturulur
  • Teknik şartname hazırlanır
  • Piyasa fiyat araştırması yapılır, buna göre yaklaşık maliyet belirlenir
  • İhale onay belgesi hazırlanarak harcama yetkilisinin onayına sunulur
  • SGDB Bütçe ve Performans Müdürlüğünce Bütçe kaydına alınır
  • İMİDB İç Satınalma Müdürlüğü’nce; EKAP üzerinden ihale kayıt numarası alınır,
  • İlgili harcama birimince hazırlanan teknik şartname EKAP’a yüklenir
  • İhtiyaç listesi EKAP’a girilir,
  • EKAP kullanılarak İdari şartname ve sözleşme tasarısı hazırlanır,
  • İhale onayı verilir.
  • Onay verilen ihalenin ilanı yine EKAP üzerinden gönderilir. EKAP tarafından kontrol edilen ilan ya kabul edilir ya da mevzuata uygun bulunmazsa iade edilir.
  • İlanın kabulünden sonra sevk işlem formu doldurularak online olarak EKAP’a gönderilir.
  • İlan belirlenen tarihte yayımlanır.
  • İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla en az 5 ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir. 
  • İsteklilerce hazırlanan teklif zarfları ihale saatine kadar ilanda ve idari şartnamede belirtilen idare adresine teslim edilmek zorundadır.
  • İhale komisyonu isteklilerin huzurunda yaklaşık maliyeti açıklayarak, teklif zarflarında bir eksiklik olmadığını tespit ederek zarfları açar. İsteklilerin huzurunda fiyatlar okunur ve değerlendirme yapılmak üzere oturum kapatılır.
  • Komisyon daha sonraki oturumunda isteklilerin tekliflerini mesleki ve teknik açıdan değerlendirir.
  • İhale komisyon kararını tüm üyeler imzaladıktan sonra ihale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder.
  • İhale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç 3 gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil olmak üzere, ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirilir. (Kesinleşen ihale kararı bildirilir.)
  • İhale sonucunun bütün isteklilere bildiriminden itibaren 10 gün geçmedikçe sözleşme imzalanamaz. Bu nedenle 10 günlük itiraz süresinin bitimini izleyen günden itibaren üç gün içinde ihale üzerinde bırakılan istekliye, tebliğ tarihini izleyen on gün içinde kesin teminatı vermek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususu bildirilir. (Sözleşmeye davet yazısı tebliğ edilir.)
  • İhale üzerinde kalan firma, tebliğ tarihini izleyen günden itibaren en geç 10 gün içinde, ihale tarihi itibari ile istene belgeleri getirerek sözleşmeyi imzalaması gerekmektedir.
  • Yüklenici tarafından imzalanan sözleşme ihale yetkilisince de imzalanmaktadır.
  • Sözleşme imzalandıktan sonra en geç 15 gün içinde EKAP üzerinden ihale sonuç bildirimi yapılarak Kuruma bildirilir.
  • İhale konusu iş sözleşmede yer alan bilgiler çerçevesinde ve belirtilen sürede yüklenici tarafından yerine getirilmelidir. Bu süreçte harcama birimlerine imzalanan sözleşmelerin birer sureti müdürlüğümüzce gönderilmektedir.
  • Harcama birimine gönderilen sözleşme suretine uygun bir şekilde ihale konusu işin yerine getirilmesini sağlamalıdırlar.
  • İhale konusu iş mal alımı ise muayene kabul tutanağı ve taşınır işlem fişi düzenlenecektir.
  • İhale konusu iş hizmet ise hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenecektir.
  • Kabul edilen işler için fatura kestirilerek ödeme emri belgesi ve KBS düzenlenir ve SGDB’nca Ödeme emri belgesinin ve eklerinin mevzuata uygunluk kontrolünün yapılır. Evraklarda hata yoksa ödeme gerçekleşir.